Der Zentrale Posteingang dient Ihnen als Organisationswerkzeug und Eingangspostfach zugleich.
In ihm scannen Sie mit Hilfe der integrierten TWAIN-Scanfunktion eingehende Briefe und hinterlegen, sortieren und sichten alle Arten von eingehenden Dokumenten. Aus den gescannten Seiten Ihrer Post erstellen Sie mit einem simplen Drag-und-Drop automatisch durchsuchbare PDF Dateien, die Sie dann zusätzlich mit weiteren Informationen ergänzen können. Hierzu können Sie auch Wiedervorlagen und Aktennotizen anlegen die dieser PDF dann zugeordnet sind.
Der Zentrale Posteingang teilt sich in drei Teilbereiche auf:
Im Bereich Scannen des Zentralen Posteingangs haben Sie Zugriff auf angeschlossene Scanner. Damit diese von BdB at work genutzt werden können, müssen diese TWAIN oder WIA kompatibel sein. Herstellerspezifische Schnittstellen wie z.B. die der Fujitsu ScanSnap Reihe werden nicht unterstützt.
Gescannte Seiten werden im linken Teil des Scan-Bereiches als Seitenvorschau angezeigt. Sie können hier eine beliebige Seite auswählen, um die Seite rechts in der größeren Vorschau anzeigen zu lassen. Sie können mit einem Scan oder mit mehreren Scan-Vorgängen Ihren Stapel an gescannten Seiten vervollständigen.
Um aus gescannten Seiten nun dauerhafte PDF-Dateien zu erstellen, wählen Sie einfach aus Ihrer Seitenliste diejenigen Seiten aus die Sie zu einer PDF zusammengefasst haben möchten. Sie können so eine oder auch mehrere Seiten auswählen und ziehen diese dann per Drag-und-Drop in den Bereich B oder C des Zentralen Posteingangs.
Je nach gewähltem Zielbereich wird dann die PDF entweder im gemeinsamen Posteingang aller Klienten bzw. des Büros erstellt (Bereich B) oder aber direkt im Sortiereingang des Klienten auf dem Sie die Seiten abgelegt haben (Bereich C).
Der Inhalt des gemeinsamen Posteingang ist noch keinem spezifischen Klienten zugeordnet. Dokumente können hier gesichtet, in Unterordnern für die Weiterverarbeitung (z.B. durch andere Mitarbeiter) organisiert und auch weitere Dateien (z.B. per Drag-and-Drop aus dem Windows Explorer oder auch Microsoft Outlook) hinzugefügt werden.
Das Besondere: Den in BdB at work erstellten PDF Dokumenten können Sie jederzeit mit der neuen integrierten PDF-Vorschau weitere Informationen, quasi als virtuelle Haftnotiz, hinzufügen. Hierzu stehen Ihnen die bekannten Werkzeuge für Wiedervorlagen und Aktennotizen zur Verfügung. Die so hinzugefügten Wiedervorlagen und Notizen sind mit dem Dokument verbunden und Sie können die Datei ohne Probleme umherkopieren, in Unterordner sortieren oder auch in die Ablage eines Klienten (Bereich C) verschieben. Die verbundenen Notizen und Wiedervorlagen sind stets erreichbar und werden wie gewohnt auch in den bekannten Bereichen von BdB at work angezeigt.