Bei einigen Dokumentvorlagen werden während der Erstellung des Textes zusätzliche Daten vom Anwender abgefordert. Die zusätzlichen Daten werden vom Benutzer im Dialog abgefragt.
Die Generierung eines solchen Dialoges wird durch eine einfache Textdatei hervorgerufen, die zusammen mit der Dokumentvorlage im Vorlagenverzeichnis abgespeichert sein muss. Der Dateiname entspricht dem Namen der Dokumentvorlage und hat die Dateinamenerweiterung „.DLG“ .
Einige der mit BdB at work ausgelieferten Dokumentvorlagen werden mit einer passenden Dialogdatei ausgeliefert, um vor der Erstellung des Dokumentes zusätzliche Daten zu erfragen, die unmittelbar danach mit speziellen Platzhaltern im generierten Dokument verwendet werden.
Dies wird hier am Beispiel der Vorlage „Verhinderung (Ladung zum Termin)“ aus dem Ordner Allgemeines demonstriert.
Die meisten der mit BdB at work ausgelieferten Dokumentvorlagen, bei denen gleichzeitig eine Dialogdatei mitgeliefert wird, sind darauf ausgelegt, dass in den Dialogen nicht alle Daten angegeben werden müssen. Eventuell ist es jedoch notwendig, im erzeugten Dokument manuelle Anpassungen vorzunehmen.
Bei Abschluss des Dialoges wird das Dokument erstellt und die zuvor eingegebenen Daten direkt in das Dokument übernommen. In der folgenden Abbildung sind die betroffenen Bereiche markiert.
Zusatzdatenbank
BdB at work trägt alle von Ihnen in solchen Dialogdateien eingegebenen Daten in eine Datentabelle ein, sobald Sie einen Dialog gefüllt und ein Dokument erstellt haben.
Wird zu einem späteren Zeitpunkt ein neues Dokument basierend auf der gleichen Dokumentvorlage für den gleichen Klienten erstellt, schlägt BdB at work in dieser Datentabelle nach und restauriert die vormals im Dialog eingegebenen Daten, so dass Sie auf einige der Daten zurückgreifen können. Bei Änderungen innerhalb des Dialoges, werden die betreffenden Daten in der Zusatzdatenbank entsprechend aktualisiert.