Jeder Schriftverkehr in BdB at work wird anhand von Dokumentvorlagen erstellt. Bei der Installation der Software wurde bereits eine Reihe von Dokumentvorlagen mitgeliefert, die Sie direkt verwenden können. Trotz der Nutzung des Begriffs „Dokumentvorlage“ sind die Vorlagen in BdB at work ganz normale Textdateien, die Sie ohne besondere Vorkehrungen direkt mit der Textverarbeitung bearbeiten können. Dokumentvorlagen, wie sie zum Beispiel in Microsoft Word Verwendung finden, können von BdB at work nicht verarbeitet werden.
Grundlage aller in BdB at work vorhandenen Dokumentvorlagen ist das Dateiformat RTF (Rich Text Format). Diese RTF Dateien können sowohl mit der in BdB at work integrierten Textverarbeitung, als auch mit anderen externen Programmen geöffnet, erstellt und bearbeitet werden.
Beispiele für externe Textverarbeitungen, die für den Schriftverkehr mit BdB at work geeignet sind:
Microsoft Word wird seit vielen Jahren in verschiedenen Versionen vertrieben und wurde in dieser Zeit kontinuierlich erweitert und verbessert. Als Minimalvoraussetzung zur Nutzung des Schriftverkehrs mit BdB at work benötigen Sie die Textverarbeitung in der Version 2000. Bei Verwendung älterer Versionen von Microsoft Word ist eine korrekte Darstellung der von BdB at work erzeugten Dokumente – insbesondere bei Nutzung von Tabellen – nicht gewährleistet.
Open Office ist ein kostenloses Programmpaket, das neben anderen Anwendungen auch eine Textverarbeitung liefert, die das RTF-Format darstellen kann. Ebenso wie bei älteren Versionen von Microsoft Word ist die korrekte Darstellung von Tabellen nicht sichergestellt.
Jeder ausgehende Schriftverkehr wird basierend auf einer Dokumentvorlage erstellt. Die Dokumentvorlage, die Sie als Grundlage für einen zu erstellenden Brief auswählen, kann diverse Steueranweisungen in Form von Platzhaltern enthalten, die von BdB at work ausgewertet werden und die weitere Erstellung des Briefes steuern. Solche Platzhalter bestimmen zum Beispiel ob und wenn ja, welcher Briefkopf verwendet werden soll, an welcher Stelle BdB at work Daten des Klienten oder Amtsgerichtes einsetzen soll, oder ob Anlagen im Dokument verwendet werden sollen.
Damit diese Funktionen ausgeführt werden können, muss die Dokumentvorlage während der Erstellung des Briefes durch BdB at work analysiert und die Anweisungen der Platzhalter durch das Programm ausgeführt werden.
Die Dokumentvorlage wird vor der Erstellung des Briefes von Ihnen ausgewählt und bildet den Hauptteil Ihres Briefes. Innerhalb der Dokumentvorlage wird in der Regel auf einen für diesen Brief zu verwendenden Briefkopf verwiesen.
Welcher Briefkopf verwendet werden soll, wird als Platzhalter in der ersten Zeile der Dokumentvorlage angegeben. Dokumentvorlagen müssen jedoch nicht unbedingt einen Platzhalter für den Briefkopf enthalten. Fehlt dieser Platzhalter, so wird kein Briefkopf integriert. Der Brief wird dann so erstellt, wie dies durch die Vorlage allein vorgegeben ist.
Der Briefkopf ist im Prinzip eine weitere Dokumentvorlage, die durch einen Platzhalter in der von Ihnen für die Erstellung des Briefes ausgewählten Dokumentvorlage angegeben wird. Ist ein solcher Platzhalter in der Dokumentvorlage enthalten, so öffnet BdB at work die angegebene Datei als Briefkopf und hängt den Inhalt der für den Brief ausgewählten Dokumentvorlage an den Briefkopf an.
Erst danach beginnt die weitere Verarbeitung der aus der Kombination entstandenen neuen Dokumentvorlage. Dieser Vorgang wird bei jedem neuen Brief erneut ausgeführt.
Die jetzt schon mehrfach angesprochenen Platzhalter sind spezielle Worte, die in den Dokumentvorlagen und den Briefköpfen verwendet werden können, um BdB at work anzuweisen den Text der Dokumentvorlage entsprechend zu überarbeiten.
Dokumentvorlagen müssen grundsätzlich so gestaltet sein, dass die Verwendung der Vorlage bei jeder betreuten Person ermöglicht wird. Aus diesem Grund darf zum Beispiel der Name X des Klienten nicht direkt in der Dokumentvorlage verwendet werden. Würden Sie einen Namen direkt in die Vorlage schreiben, so würde auch jeder aus dieser Vorlage abgeleitete Brief exakt diesen Namen enthalten. Ihr Brief an Herrn Y würde dann dementsprechend den Namen X enthalten.