Damit solche Formulare angezeigt werden können, müssen Sie die kostenlose Zusatzsoftware Adobe Reader installieren, die Sie von der Herstellerhomepage herunterladen können. Wenn Sie den Adobe Reader verwenden, können Sie diese Formulare öffnen und anzeigen. Die von BdB at work automatisch eingesetzten Daten bleiben dabei erhalten. Das so gefüllte Formular bleibt in diesem Zustand gespeichert. In die verbleibenden, nicht durch BdB at work gefüllten Felder können Sie manuelle Änderungen eintragen. Diese Eintragungen können mit dem Formular ausgedruckt, jedoch mit dem kostenlosen Adobe Reader nicht gespeichert werden.
Bei Verwendung des kostenpflichtigen Programms Adobe Acrobat können Sie die eingetragenen Änderungen zusätzlich speichern. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eigene Formulare zu erstellen und mit Datenfeldern zu versehen, die dann ebenfalls automatisch durch BdB at work gefüllt werden können. Eine Liste aller Platzhalter finden Sie hier.
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Natürlich können Sie auch eine alternative Software zur Anzeige der PDF-Dateien benutzen, wie z.B. den Foxit PDF Reader.
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Wenn ein Formular ausgewählt ist, können Sie unterhalb der Vorschau mit Hilfe des Buttons „Formular ausfüllen und öffnen“ veranlassen, dass dieses Formular mit den Daten des aktuellen Klienten gefüllt wird. Bei Verwendung des Adobe Acrobat Readers erhalten Sie unter Umständen eine Meldung, dass die Änderungen, die Sie in das Formular eintragen, nicht gespeichert werden können. Diese Meldung können Sie bestätigen. Gleichzeitig bietet der Adobe Acrobat Reader die Möglichkeit anzugeben, dass Sie diese Meldung in Zukunft nicht mehr bestätigen wollen.
Die von BdB at work vorausgefüllten Felder werden automatisch so umgewandelt, dass innerhalb von Adobe Acrobat keine Änderungen mehr möglich sind. Dieses Verhalten kann jedoch über die Optionen der Dokumentverwaltung geändert werden.
Hilfreich zum Ausfüllen des Formulars ist die Funktion „Felder markieren“, die für eine farbliche Hinterlegung aller vorhandenen Felder sorgt.