Die freie Rechnungserstellung ist bei allen Fallarten – mit Ausnahme der ehrenamtlichen Betreuung – verfügbar. Mit der freien Rechnungsstellung können einzelne Posten über die Leistungserfassung gebucht und über die Einzelabrechnung zur Abrechnung gebracht werden. Zusätzlich stellt die freie Rechnungserstellung ein Modul zur Verfügung, mit dem Pauschalbeträge unter Verwendung einer freien Leistungsbeschreibung in Abrechnung gebracht werden können.
Bei der Wahl des Kostenträgers (Rechnungsempfängers) kann zwischen einem Kontakt der Kontakt-Kategorie „Kostenträger“ und dem Klienten als Selbstzahler gewählt werden. Ist das Markierfeld „Klient ist Selbstzahler“ gewählt, erscheint automatisch der Name des aktuellen Falls als Kostenträger. Im anderen Fall kann ein Kostenträger mit dem Kontakt-Block ausgewählt werden.
In beiden Fällen können Sie wählen, ob der angegebene Betrag als Nettobetrag oder Bruttobetrag berechnet werden soll. Im Abrechnungsfenster wird der Umsatzsteuersatz des Leistungserbringers automatisch ausgewiesen. Der Umsatzsteuersatz wird in der Kontaktverwaltung in den Zusatzdaten des Kontaktes festgelegt. Zusatzdaten für Abrechnungen sind bei Kontakten nur verfügbar, wenn dem Kontakt die Kontakt-Kategorie „Betreuer/-in“ zugeordnet ist.
Mit dem Button „Freie Rechnung erstellen…“ öffnen Sie das Abrechnungsfenster, in dem weitere Einstellungen für die zu erstellende Rechnung vorgenommen werden können.
Im Dialog können Sie Einfluss auf die Rechnungsnummer nehmen, in dem Sie neben dem Feld auf den Button „…“ klicken. Bei der Rechnungsnummer kann nur die fortlaufende Nummer beeinflusst werden. Die korrekte Rechnungsnummer wird anschließend wieder gemäß der Vorschrift zur Generierung von Rechnungsnummern aus den Programmeinstellungen berechnet.
Als Rechnungsdatum wird immer das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. Sie können das Datum frei bearbeiten, nachdem Sie den Button „…“ neben dem Datum betätigt haben.
Im Leistungszeitraum wird entweder das Datum der Leistungserbringung (erstes Datum wird gefüllt, zweites Datum bleibt leer), oder der Zeitraum für eine fortlaufende Leistungserbringung (beide Datumsangaben werden gefüllt) angegeben.
In der Leistungsbeschreibung geben Sie einen freien Text für die Beschreibung der von Ihnen im Leistungszeitraum erbrachen Dienstleistung an.
Je nach Einstellung in den Falldaten wird hier entweder der Zeitaufwand in Stunden, oder ein fester Betrag angegeben. Bei der Angabe des Zeitaufwandes ist zu beachten, dass die Anzahl der Stunden mit dezimalen Nachkommastellen erfolgen muss. Eine Stunde und 30 Minuten werden als 1,5 Stunden angegeben.
Basierend auf den Einstellungen in der Abrechnungsseite werden Netto-Endbetrag, Umsatzsteuer und Brutto-Endbetrag errechnet und angezeigt.