Neben den Klienten und Falldaten können Sie auch die Daten anderer Kontakte speichern, verwalten und mit Ihren Falldaten verknüpfen. Kontakte werden in einem von den Falldaten unabhängigen Fenster gespeichert und müssen daher nicht erneut eingegeben werden, wenn diese Daten mit mehreren Fällen (Klienten) verknüpft werden sollen. So müssen Sie beispielsweise die Daten eines Facharztes nur einmal erfassen, wenn Sie diese Daten bei unterschiedlichen Fällen benötigen. Weil die Adresse des Arztes in diesem Beispiel nur einmal gespeichert ist, wirken sich Änderungen an den Daten des Kontaktes mittelbar auch auf alle Falldaten aus, die mit dem Kontakt verknüpft sind. Dieses Verhalten ist so gewünscht und vereinfacht die Verwaltungsarbeit, wenn sich die Adresse oder Telefonnummer eines Kontaktes ändert.
Die Liste der gespeicherten Kontakte kann auf verschiedene Arten aufgerufen werden.
Bei den Kontakten wird zwischen juristischen Personen (Firmen, Behörden, Vereine …) und natürlichen Personen (Einzelpersonen, Angehörige, Mitarbeiter, …) unterschieden. Bei juristischen Personen können zusätzlich zu den Stammdaten wie Firmenbezeichnung und Adresse mehrere Ansprechpartner hinterlegt werden. Bei natürlichen Personen besteht diese Möglichkeit nicht. Das bedeutet, dass natürliche Personen grundsätzlich keine Ansprechpartner haben. In der Kontaktliste erkennen Sie natürliche und juristische Personen ganz einfach an den Symbolen, mit denen alle Kontakte in der Übersicht gekennzeichnet sind.
Für die Kategorisierung von Kontakten können eigene Begriffe definiert werden. Für natürliche und juristische Personen sind getrennte Listen von Kategorien vorgesehen. Wenn Sie also z.B. die Kategorie „Arbeitgeber“ für juristische Personen anlegen, dann steht diese Kategorie nicht automatisch auch für natürliche Personen zur Verfügung. Sie können dort jedoch eine gleichlautende Kategorie anlegen und bei den gewünschten natürlichen Kontakten verwenden. Besonders im Bereich Kontakte ist jedoch grundsätzlich vorzuziehen, die schon vorgegebenen Kontakt-Kategorien zu verwenden. Die vorgegebenen Kontakt-Kategorien ermöglichen zusätzliche Funktionalitäten, die mit selbst angelegten Kontakt-Kategorien nicht möglich sind. So werden an vielen Stellen der Fallverwaltung nur Kontakte bestimmter Kategorien zur Auswahl angeboten, oder es werden bei der Erstellung von Beziehungen automatische Rückverknüpfungen zu bestimmten anderen Inhalten der Software ermöglicht.
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Einem beliebigen Kontakt können gleichzeitig mehrere Kategorien zugeordnet werden. Das Zuordnen mehrerer Kategorien eröffnet Ihnen weitere Möglichkeiten der Verknüpfung von Kontakten zu Ihren Klienten und den Falldaten.
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Die Daten eines Kontaktes können durch einen Doppelklick in der Kontaktliste zum Bearbeiten geöffnet werden. Je nachdem, ob Sie eine natürliche Person oder eine juristische Person wählen, wird das Bearbeitungsfenster unterschiedlich aussehen und unterschiedliche Felder zum Bearbeiten anbieten.
Bei der Änderung oder Erweiterung von Kontaktdaten müssen Sie beachten, dass der angezeigte Kontakt in Beziehung zu einem oder mehreren gespeicherten Fällen, unter Umständen auch zu Fällen von Kollegen stehen kann. Zu welchen Fällen eine Beziehung besteht, kann über den Reiter „Beziehung zu Klienten“ eingesehen werden. Bei den natürlichen Personen können anstelle der Ansprechpartner Zusatzdaten direkt in dem Bearbeitungsfenster des Kontaktes hinterlegt werden.
Änderungen an den Daten eines schon gespeicherten Kontaktes wirken sich implizit auf alle Fälle aus, die mit diesem Kontakt verknüpft sind. Insbesondere in Betreuungsvereinen und Betreuungsgemeinschaften, die einen gemeinsamen Datenbestand im Netzwerk betreiben, sollten Sie sich mit anderen Kollegen absprechen, bevor Sie Änderungen an einem bestehenden Kontakt oder Ansprechpartner vornehmen.
