Datenaustausch von und mit Microsoft Outlook
Viele Windows-Anwender verwenden Microsoft Outlook zur Verwaltung von Terminen, Kontakten und Aufgaben, sowie zum Empfangen und Versenden von Emails.
Dieser Programmteil dient den Nutzern als Schnittstelle zwischen BdB at work und Microsoft Outlook. Outlook Interchange transferiert bestimmte Daten aus BdB at work nach Outlook und kontrolliert für bestimmte Daten auch Änderungen in Outlook.
Sie starten Outlook Interchange unter „Menü Funktionen – Outlook Interchange“ oder mit dem „Outlook-Button“ direkt aus der Symbolleiste.
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Outlook Interchange kann ausschließlich mit der Vollversion von Microsoft Outlook (32-bit) verwendet werden, welche Sie, zum Beispiel mit dem Microsoft Office Paket, zusätzlich zu BdB at work erwerben können. BdB at work ist nicht kompatibel mit der kostenlosen Version von Microsoft Outlook Express, die auf vielen Computern vorinstalliert ist.
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Hier werden alle Termine, die im BdB at work Terminkalender eingetragen sind, nach Outlook übertragen. Werden in Outlook an diesem Termin Änderungen vorgenommen, werden diese Änderungen bei einem Interchange-Lauf wieder nach BdB at work übernommen. Wird ein derart übertragener Termin in Outlook gelöscht, folgt daraus ebenfalls die Löschung des Termins in BdB at work.
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Der Abgleich erfolgt auch für Termine, die nicht in BdB at work entstanden oder angelegt wurden. Termine, die Sie in Outlook angelegt haben, werden an BdB at work übertragen. Hierdurch kann es zu ungewünschten Übertragungen von Terminen in den Datenbestand von BdB at work kommen. Berücksichtigen Sie dies bei der Wahl der Übertragungsoptionen.
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Alle in den Kontakten eingetragenen Adressen und Ansprechpartner werden nach Outlook übertragen. Auch hier werden alle Änderungen in Outlook an solchen Adressen wieder nach BdB at work zurück übertragen.
Wenn die Adressen bereits auf beiden Seiten vorhanden sind, bestimmen Sie, wie sich ein solches Pärchen verhält, wenn auf einer Seite eine Adresse gelöscht wird. Mit dem Markierfeld „Kontaktadressen in at work löschen wenn in Outlook gelöscht wurde“ wird eine Adresse in BdB at work automatisch gelöscht, wenn Sie in Outlook eine Adresse löschen, die ursprünglich aus BdB at work kam.
Beachten Sie bitte die weitreichenden Konsequenzen, wenn diese Option aktiviert ist. Wenn Sie eine Adresse in Outlook löschen wird beim nächsten Abgleich automatisch die korrespondierende Adresse in der Kontaktverwaltung von BdB at work gelöscht. Dadurch verschwindet diese Adresse bei allen Klienten als Kontakt. Bei der nur einmal verwendeten Adresse eines Angehörigen mag dies noch akzeptabel sein. Bei der Anschrift einer Krankenkasse oder einem Versicherungsträger kann dies jedoch weitreichende Auswirkungen auf die eingetragenen Kontakte Ihrer Klienten haben. Nutzen Sie daher diese Option mit Umsicht.
Mit dem Markierfeld „Kontaktadressen in Outlook löschen wenn in at work gelöscht wurde“ wird eine Adresse in Outlook automatisch gelöscht, wenn diese in BdB at work von Ihnen gelöscht wurde. Diese Option ist somit das Gegenstück zur oben beschriebenen Funktion. Auch hier sollten Sie genau überlegen, wie Sie diese Option einsetzen. Generell sind beide Löschoptionen abhängig von Ihren Outlook-Nutzungsgewohnheiten zu betrachten.
Ebenso wie bei den Kontakten können die Adressdaten und Telefonnummern der in BdB at work gespeicherten Fälle mit den Kontakten Ihrer Microsoft Outlook Installation abgeglichen werden.