Der LOGO FTS Dienst und seine Funktionen sorgen im Hintergrund für eine Verschlagwortung des gesamten Inhalts aller Dokumente deren Format durch den Dienst unterstützt werden. Mit Hilfe dieser Indexierung können Sie schnell und bequem über alle Ablagestrukturen eines Klienten hinweg nach Inhalten suchen.
Sie müssen dabei weder wissen wo sich das gesuchte Dokument genau befindet noch wie dessen Dateiname ist, da die Volltextsuche sich am Inhalt orientiert und Sie so alle Dateien angezeigt bekommen deren Inhalt das oder die Suchwörter enthalten. Dank Texterkennung mittels OCR gilt dies sogar für zuvor nicht durchsuchbare Dokumentarten wie z.B. Bilder oder gescannte Dokumente im PDF Format.
Wenn Sie Ihre PDFs nicht mit dem in BdB at work integrierten ScanModul aus der Dokumentablage oder dem Zentralen Posteingang erstellen, ist trotzdem die Verschlagwortung dieser PDFs möglich. Falls die PDFs bereits per OCR z.B. mit Abby Finereader, dem Adobe Acrobat, ScanSnap o.ä. durchsuchbar vorbereitet wurden, nutzt BdB at work diese Ergebnisse für seine Verschlagwortung.
Die eigentliche Verschlagwortung erfolgt regelmäßig im Hintergrund. Beim Erststart nach der Installation einer mit Volltextsuche ausgestatteten BdB at work Version wird es, je nach Umfang und Anzahl Ihrer bisherigen Dokumente in den Dokumentablagen Ihrer Klienten bzw. Ihres Büros, einige Zeit in Anspruch nehmen bis Indexierung vollständig abgeschlossen ist. In dieser Zeit liefert Ihnen die Volltextsuche kein vollständiges Ergebnis, was sich aber durch die Hintergrund-Verschlagwortung verbessert und von Mal zu Mal bessere Ergebnisse liefert. Während dieser Verschlagwortung können Sie mit BdB at work ganz normal arbeiten.
Für ein optimales Ergebnis für Suche und Verschlagwortung empfehlen wir die Nutzung des bereitgestellten LOGO FTS Dienstes, den Sie mit Hilfe der BdB at work Administration jederzeit aktivieren können. Als Windows-Dienst läuft dieser stets im Hintergrund wenn ihr Windows angeschaltet ist. Auch nach einem Rechner-Neustart wird der LOGO FTS Dienst automatisch wieder gestartet und verrichtet unauffällig im Hintergrund seine Arbeit.
Ein weiterer Vorteil falls Sie mit mehreren BdB at work Installationen in einem Netzwerk zusammenarbeiten: Mehrere LOGO FTS Dienste arbeiten über das Netzwerk hinweg kooperativ zusammen, um eine möglichst zügige Verschlagwortung selbst größererer Dokument-Ablagen zeitnah durchführen zu können.
Sollten Sie sich gegen den Einsatz des LOGO FTS Dienstes entscheiden, wird bei der Nutzung von BdB at work die Verschlagwortung durch BdB at work selbst angestoßen und läuft auch dann im Hintergrund.
Der LOGO FTS Dienst wird im Administrationsprogramm von BdB at work auf einer gesonderten Seite angezeigt.
Die Installation des LOGO FTS Dienstes erfolgt in drei einfachen Schritten:
Für die Aktivierung des LOGO FTS Dienstes benötigen Sie Windows Administratorrechte. Windows wird Sie im Verlauf der Aktivierung per UAC-Abfrage nach Ihrer Genehmigung fragen bzw. nach Anmeldeinformationen eines Administrators fragen soweit Sie nicht selbst Administrator sind.
Klicken Sie zur Aktivierung den Button „aktivieren“ im Administrationsprogramm von BdB at work.